I. Organizator konferencji przed rozpoczęciem innych działań, takich jak działalność informacyjna i promująca, oraz przed podjęciem zobowiązań wobec innych osób i instytucji zaangażowanych w przygotowanie konferencji powinien uzgodnić warunki organizacji konferencji z władzami Uczelni. Wniosek w tej sprawie należy złożyć w formie pisemnej prorektorowi ds. nauki i współpracy z zagranicą i uzyskać jego akceptację.

II. Dokumentacja przedłożona prorektorowi powinna zawierać:
· nazwę i termin konferencji,
· krótki opis konferencji wraz z planowanym programem,
· nazwę jednostki organizującej konferencję oraz listę osób zaangażowanych w jej organizację,
· planowaną liczbę uczestników,
· kosztorys.

III. Konferencje organizowane są na zasadach samofinansowania. Oznacza to konieczność pokrycia przez organizatorów wszystkich kosztów rzeczywistych związanych z konferencją (opłaty konferencyjne, dotacje oraz środki sponsorów muszą więc  pokryć wszelkie koszty  poniesione na organizację konferencji).

IV. Wskazane jest ubieganie się przez organizatora konferencji o pozauczelniane środki finansowe na pokrycie jej kosztów, a w szczególności o środki Ministerstwa Nauki i Informatyzacji na działalność wspomagającą badania (DWB). Wniosek w sprawie uzyskania powyższych środków należy złożyć w terminie określonym przez Dział Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą (dotychczas przełom sierpnia i września roku poprzedzającego organizację konferencji).

V. W wyjątkowych wypadkach prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą może podjąć decyzję o poniesieniu przez Uczelnię niektórych kosztów,  niepowodujących dla Uczelni skutków finansowych w postaci dodatkowego obciążenia budżetu (kosztów udostępnienia sal, nagłośnienia, obsługi itp.). Wszelkie pozostałe koszty muszą być finansowane przez organizatorów  konferencji (materiały promocyjne, informacyjne i konferencyjne, zakwaterowanie uczestników, wyżywienie itp.).

VI. Jednostki organizacyjne Uczelni współpracują z organizatorami konferencji w zakresie obsługi logistycznej, finansowej, prawnej, promocji itp.

VII. Środki pozostałe po pokryciu wszystkich kosztów związanych z organizacją konferencji (na zasadach samofinansowania) pozostają do dyspozycji organizatora.